Để trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp, được sếp yêu quý và được đồng nghiệp đánh giá cao, ngoài kiến thức, bạn còn phải có kỹ năng chuyên môn. Dưới đây, chúng tôi sẽ bật mí các kỹ năng làm việc văn phòng mà bạn cần trang bị để luôn hoàn thành công việc vượt chỉ tiêu KPI, từ đó mở đường cho sự nghiệp tốt đẹp hơn.
Mục Lục Bài Viết
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Theo các chuyên gia okvip thì kỹ năng giao tiếp đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong kinh doanh và quyết định rất lớn đến sự thành công trong công việc, giao dịch, đàm phán. Nhân viên văn phòng thường sẽ cần kỹ năng giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại, qua tin nhắn, email,…
Bạn không cần phải nói chuẩn xác và chuyên nghiệp như một diễn giả mà hãy chú ý đến sự rõ ràng, ngắn gọn và súc tích. Mọi giao tiếp của bạn phải dựa trên việc lắng nghe, xây dựng lòng tin và tôn trọng ý kiến cũng như quan điểm của người khác. Không nên sử dụng từ ngữ hàm nghĩa trong giao tiếp công sở, vì điều này dễ dẫn đến những hiểu lầm không đáng có.
Kỹ năng giao tiếp của nhân viên văn phòng cần được rèn luyện hàng ngày, giao tiếp không chỉ qua lời nói, tin nhắn mà còn qua ánh mắt, nụ cười và ngôn ngữ cơ thể. Một nhân viên văn phòng có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng làm việc hơn, nhận được sự tự tin hơn và được giao phó những nhiệm vụ quan trọng.
Nếu bạn cho rằng nhân viên văn phòng chỉ làm việc với máy tính, giấy tờ và không cần phát triển kỹ năng giao tiếp thì bạn đã hoàn toàn sai lầm. Hãy bắt đầu bằng việc suy nghĩ cởi mở hơn, giao tiếp nhiều hơn với mọi người, chắc chắn bạn sẽ nhận được những đánh giá tích cực.
Kỹ năng sáng tạo trong công việc
Không ai dạy bạn phải sáng tạo trong công việc; đúng hơn, họ chỉ hướng dẫn bạn cách thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Vì vậy, kỹ năng sáng tạo trong công việc sẽ được bạn nắm bắt và truyền cảm hứng. Công việc quen thuộc, được thực hiện hàng ngày một cách rập khuôn, chỉ mang lại cho bạn kết quả như trước. Hãy cố gắng tìm cách khác để hoàn thành công việc nhanh hơn, sáng tạo hơn và đạt kết quả tốt hơn.
Pierre Reverdy – nhà thơ nổi tiếng người Pháp đã viết: “Sáng tạo là tư duy hiệu quả hơn” nên trong mọi việc, tính sáng tạo luôn được khuyến khích. Trong suy nghĩ của nhiều người, nhân viên văn phòng làm đi làm lại cùng một công việc hàng ngày, giống như một cái máy. Nhưng thực tế thì không phải vậy. Công việc của nhân viên văn phòng rất đa dạng và đòi hỏi sự sáng tạo cao để hoàn thành công việc. Một ông chủ chắc chắn sẽ rất hài lòng nếu nhân viên của mình luôn nghĩ ra những cách mới để tiết kiệm thời gian và đạt được kết quả tốt hơn.
Để phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên văn phòng trong công việc, mỗi người cần có sự tự nhận thức và tư duy liên tục để não bộ hoạt động tích cực hơn. Đồng thời, sự ghi nhận, động viên từ cấp trên cũng rất cần thiết để tạo động lực cho nhân viên văn phòng phát huy khả năng sáng tạo.
Kỹ năng máy tính
Trong số các kỹ năng của nhân viên văn phòng, kỹ năng máy tính rất quan trọng. Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và công nghệ thông tin, hầu hết mọi thứ đều được quản lý bằng phần mềm và Internet. Vì vậy, ngoài việc thành thạo Word, Excel, nhân viên văn phòng phải tìm tòi, học cách làm chủ các phần mềm, công cụ máy tính tiên tiến.
Kỹ năng sử dụng máy tính chuyên nghiệp sẽ giúp công việc trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn, tiết kiệm thời gian và công sức. Đặc biệt, phần mềm máy tính ngày càng được cải tiến và hỗ trợ rất nhiều cho mọi thao tác công việc, vì vậy hãy dành thời gian để học và thành thạo kỹ năng này.
Hiện nay có rất nhiều khóa học hay giúp nâng cao kỹ năng tin học cho nhân viên văn phòng mà bạn có thể cân nhắc đăng ký tham gia, hoặc đơn giản là học qua Youtube cũng rất thú vị.
Kỹ năng đào tạo tổ chức
Hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi sau: Bạn có biết chính xác chìa khóa xe máy hiện tại của mình ở đâu không? Bạn có biết ngày mai lúc 9 giờ sáng bạn sẽ làm gì không? Bạn có nhớ mọi người vào ngày sinh nhật của gia đình bạn không? Nếu bạn trả lời: không hoặc tôi không biết thì bạn không có tâm trí để sắp xếp công việc của mình.
Giải pháp đơn giản: thực hành. Tôi viết mọi thứ tôi phải làm và tôi làm những gì tôi viết. Hãy sắp xếp không gian làm việc của riêng bạn sao cho mỗi yếu tố trong văn phòng và ở nhà đều có chức năng riêng. Nếu một món đồ không có tác dụng với mình thì tốt nhất nên đặt nó ở nơi khác.
Không ai đánh giá cao một nhân viên văn phòng không có kỹ năng sắp xếp mọi việc một cách khoa học. Chỉ cần nhìn vào cách bạn sắp xếp bàn làm việc, hồ sơ và lịch làm việc cũng có thể giúp bạn đánh giá được khả năng của mình. Với khối lượng công việc khổng lồ mỗi ngày, nếu không rèn luyện tính tổ chức, chắc chắn công việc của bạn sẽ bị chậm trễ, deadline bị chậm và kết quả công việc của bạn sẽ bị ảnh hưởng.
Kỹ năng tổ chức của nhân viên văn phòng không nên quá vội vàng mà hãy bắt đầu từ những việc nhỏ nhất. Bằng cách tổ chức tốt những việc nhỏ, bạn sẽ dần dần kiểm soát được những việc lớn hơn, giải quyết mọi thắc mắc và trở nên chuyên nghiệp.
Kỹ năng học hỏi và chủ động
Trở thành một người luôn nỗ lực học hỏi không chỉ là một khẩu hiệu. Công việc ngày nay đòi hỏi bạn phải không ngừng trau dồi những kỹ năng mới. Việc tích cực tiếp nhận những cái mới, hiện đại hơn là vô cùng cần thiết.
Năng động sẽ giúp chúng ta duy trì được nhiều mối quan hệ và sẽ luôn được đánh giá cao. Khi là người tự tin, năng động, bạn cũng phải thể hiện khả năng chinh phục và lãnh đạo của mình, từ đó khiến mọi người luôn tôn trọng và ủng hộ bạn trong mọi việc.
Mọi người đều đánh giá cao sự ham học hỏi, bạn có thể không phải là người thông minh nhất nhưng nếu biết học hỏi những điều hay từ người khác, bạn sẽ trở nên giỏi hơn mỗi ngày.
Kỹ năng giải quyết vấn đề
Cuộc sống và công việc không phải lúc nào cũng thuận lợi, suôn sẻ vì có thể nảy sinh những vấn đề khó lường. Trong thời đại ngày nay, bắt buộc bạn phải có phương pháp giải quyết vấn đề khoa học để không ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Đây là kỹ năng giải quyết vấn đề bạn phải có.
Kỹ năng của nhân viên văn phòng giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn đó là biết cách giải quyết vấn đề nhanh chóng và chính xác. Một nhân viên giỏi là khi luôn biết rõ những vấn đề phát sinh và có giải pháp tối ưu nhất, đặc biệt là luôn có phương án dự phòng. Kỹ năng giải quyết vấn đề phải được trau dồi theo thời gian và kinh nghiệm, đồng thời dựa vào sự linh hoạt và nhanh nhẹn của mỗi cá nhân.
Kỹ năng lắng nghe và chấp nhận
Tất nhiên ai cũng biết nghe và biết lắng nghe nhưng không phải ai cũng có thể làm được điều đó một cách hiệu quả. Vì vậy, nếu muốn thành công, bạn phải trau dồi khả năng lắng nghe người khác.
Trong công việc chắc chắn sẽ có nhiều ý kiến, tranh luận trái chiều nhau. Bạn sẽ luôn mong muốn ý kiến của mình được công nhận và lựa chọn. Tuy nhiên, bạn không nên bảo thủ và xem xét ý kiến của người khác để có được nhận định tốt nhất. Tranh luận tại nơi làm việc được khuyến khích vì nó có thể phát triển các kỹ năng của nhân viên văn phòng như kỹ năng giao tiếp, sáng tạo và giải quyết vấn đề…
Biết nhận lỗi mình mắc phải để sửa chữa, không bao giờ bào chữa hay trốn tránh. Chỉ khi chịu trách nhiệm và sửa chữa lỗi lầm của mình, bạn mới trở nên giỏi hơn và kinh nghiệm hơn trong công việc.
Bên cạnh 7 kỹ năng dành cho nhân viên văn phòng trên, bạn có thể rèn luyện và học hỏi những kỹ năng khác như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng phán đoán, kỹ năng tổng hợp thông tin, kỹ năng phân tích… Trau dồi nhiều kỹ năng tốt sẽ giúp bạn trở thành một nhân viên văn phòng chuyên nghiệp và có giá trị.
Không phải lúc nào bạn cũng đạt được điều mình mong muốn trong cuộc sống. Đôi khi bạn phải biết cách chấp nhận thử thách và tự đứng vững trở lại. Hãy thay đổi và áp dụng dần dần các kỹ năng làm việc văn phòng nêu trên, bạn chắc chắn sẽ thành công trong công việc và sự nghiệp sau này!
